Por: Malu Neves, Especialista em Google Workspace na Sauter
Para que as organizações, sejam totalmente remotas ou híbridas, precisam de soluções de produtividade que apoiem a força de trabalho distribuída. As soluções necessárias incluem ferramentas de colaboração em tempo real, armazenamento, agendas da equipe e aplicativos que os trabalhadores remotos podem acessar com segurança de qualquer lugar.
Para grande parte das empresas, a escolha geralmente fica entre o Google Workspace ou o Microsoft 365. No geral, as duas suítes de produtividade concorrentes possuem similaridades. Ambas oferecem ferramentas de produtividade padrão – incluindo editores de texto, planilhas e aplicativos para criar apresentações, tudo isso em conjunto com e-mail comercial, um sistema de agenda e o armazenamento baseado em nuvem, todos estes recursos gerenciados através de um console administrativo online.
No entanto, uma rápida olhada por trás das cortinas mostra que o Google Workspace é a melhor opção para os atuais espaços de trabalho. Vamos te dar 5 motivos para tal afirmação!
1. Nenhum software a ser instalado no desktop/notebook
Ao contrário do Microsoft 365, que necessita que os usuários baixem aplicativos para seus dispositivos locais, o Google Workspace é inteiramente baseado no navegador. Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet, Agenda e o resto da família de aplicativos Workspace podem ser acessados de qualquer navegador, em qualquer tipo de dispositivo, rodando em qualquer sistema operacional.
Todos os usuários recebem um Google Drive atribuído a si e o Workspace armazena automaticamente os seus arquivos. Os administradores também podem configurar drives e pastas de equipes (compartilhadas) para departamentos, equipes de projeto ou qualquer outra categoria e atribuir permissões de arquivo apropriadas para cada pessoa.
Não há nada que os usuários finais precisem instalar – ou os administradores de TI precisam manter softwares atualizados e corrigidos. Os usuários podem usar suas contas do Workspace para acessar aplicativos e arquivos em quantos dispositivos desejarem, sem ter que se preocupar com limitações de licença. Por exemplo, se o usuário tem um notebook, um desktop, um tablet e um celular, ele não precisa pagar licenças diferentes para usar as ferramentas em cada dispositivo.
2. Treinamento simples
Os aplicativos do Google Workspace apresentam uma interface de usuário muito mais simplificada do que os aplicativos Microsoft 365, o que tira a dor de integrar novos membros da equipe. A maioria das organizações que mudam para o Google percebem que seus funcionários já utilizam produtos Google, especialmente Google como seu principal buscador e Gmail, logo, precisam de muito pouco treinamento para se acostumarem ao Workspace.
3. Salvamento automático embutido e versionamento automático
O recurso de salvamento automático da Microsoft não está ativado por padrão e não está disponível para arquivos salvos em dispositivos locais. Os usuários precisam entrar em suas contas OneDrive ou SharePoint e ativar o recurso de auto-save. A criação de versões já é mais complicada. Os administradores da plataforma têm que garantir que ele seja configurado corretamente, e o versionamento funciona de forma diferente sendo usado de forma local e na web.
Por padrão, o Google Workspace salva automaticamente todos os arquivos no Google Drive, mesmo que um usuário se esqueça de nomear um documento, e ele salva continuamente as mudanças conforme o usuário trabalha. Os usuários não perderão seu trabalho se seu computador travar ou fechar acidentalmente um documento, e podem confirmar que estão sempre trabalhando na versão mais atual do documento.
O versionamento automático funciona da mesma forma em todos os dispositivos e em todos os navegadores: Ao acessar “Arquivo” e clicar em “Histórico de versões”, os usuários podem visualizar todas as edições e restaurar versões anteriores do documento com um único clique.
4. Colaboração sem esforço
Quando os aplicativos da Microsoft foram projetados pela primeira vez, “colaborar” em documentos significava compartilhar arquivos em disquetes. Hoje, os aplicativos Microsoft 365 têm um recurso de “co-autoração” que suporta a colaboração em tempo real em teoria. Na prática, é claramente difícil de usar.
Para que vários membros da equipe sejam “co-autores” com sucesso em tempo real, todas as pessoas devem estar perfeitamente alinhadas. Qual parte do documento cada co-autor está usando, onde o arquivo é armazenado e se todos os usuários fazem parte da mesma organização, se todos desempenham um tipo de permissão na forma como os arquivos são compartilhados, o que os co-autores precisam fazer para começar a editar e se todos podem ver as atualizações em tempo real se mais de uma pessoa estiver trabalhando ao mesmo tempo.
Enquanto isso, no Google Workspace, compartilhar documentos através do tempo e do espaço é um instantâneo. Os usuários podem fazer com que o Google envie convites para acessar o documento ou enviar links manualmente. Os usuários convidados simplesmente clicam no link e começam a editar diretamente de sua escolha de navegador da web. Quando dois ou mais usuários estão editando simultaneamente, todos podem ver as mudanças e comentários instantaneamente e em tempo real, não importando qual navegador ou dispositivo eles estejam usando.
Os usuários do Workspace podem até editar e colaborar nos documentos da Microsoft com o recurso de edição Office do Google Workspace. Os usuários do Google podem trabalhar e colaborar em arquivos Microsoft em Docs, Sheets e Slides, sem ter que converter os arquivos Microsoft, ou podem abrir e editar arquivos Microsoft diretamente de um anexo do Gmail, sem ter que salvar o documento no Drive.
5. Redução de custos e opções de licenciamento mais simples
As assinaturas do Microsoft 365 são divididas em numerosos níveis de serviço e pode ser difícil entender o que está incluído em cada nível. Todos requerem um compromisso anual de licença e cada usuário pode instalar os aplicativos de produtividade do Office em apenas cinco dispositivos. Além disso, o Microsoft 365 Business Basic, Apps for Business, Business Standard e Business Premium planeja cada organização com 300 seats¹, se você precisar de mais seats precisará fazer um upgrade para um plano Enterprise.
A estrutura de preços do Google Workspace torna muito simples entender o que está incluído em cada camada de serviço. Os usuários podem acessar seus aplicativos em um número ilimitado de dispositivos e não há limites para o número de usuários que uma organização pode ter, independentemente do nível de assinatura.
Enquanto a complicada estrutura de assinaturas da Microsoft torna impossível uma comparação lado a lado dos planos, a maioria das organizações vê uma média de $1 milhão de dólares em economia bruta durante um período de cinco anos para cada 3.000 usuários que se mudam para o Google Workspace.
O Google Workspace tem toda estrutura necessária para a sua empresa se tornar mais colaborativa, ágil e integrada. Quer conhecer todo o poder que o Google Workspace tem? Entre em contato com um de nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas.
¹Seats: Cada conta de usuário é um seat, por exemplo, se sua organização possui 100 funcionários, você precisará de 100 seats.
