Dicas para você realizar reuniões diretas e mais produtivas com a sua equipe e não participar de encontros ineficazes.
Por: Beatriz Ribeiro, Analista de Marketing na Sauter
Todos nós já passamos por alguma reunião que poderia ter sido um e-mail ou que você não sabe o verdadeiro objetivo de estar acontecendo. Em uma pesquisa feita pela McKinsey, mostra que 15% do tempo de uma empresa inteira é dedicado a reuniões e muitas delas são ineficazes.
Para que esse tipo de situação não aconteça em sua organização, separamos dicas que irão ajudar no momento de marcar, participar ou conduzir uma reunião produtiva e de sucesso.
1. Verifique a necessidade de realizar a reunião
Analise se a reunião que irá marcar precisa mesmo ser feita. Em muitos casos um e-mail, uma mensagem e até mesmo uma ligação rápida agilizam todo esse processo e não sobrecarrega as agendas.
2. Faça um planejamento
Caso você seja o organizador da reunião, construa uma pauta bem definida, tenha o objetivo claro, seja pontual e convide apenas as pessoas necessárias. Possuir muitos participantes em uma reunião pode ser sinal de improdutividade e deixam a reunião menos objetiva.
Se você será um participante, verifique se é realmente necessário a sua participação, peça por elementos que te auxiliam a se preparar para a reunião e te introduzem ao assunto que será abordado, dessa forma você terá embasamento e tornará a reunião mais efetiva.
3. Mantenha o foco e atenção
Evite distrações, faça anotações, torne a reunião o mais direta possível e demonstre que está engajado com a reunião, um bom auxílio nesse caso é manter a câmera aberta. Procure não realizar outras atividades durante uma chamada.
4. Realize um follow-up para maximizar os resultados
Não saia de uma reunião sem saber quais são os próximos passos. Faça um follow-up e liste o que ficou definido após o encontro, estipule prazos para cada ação e estruture os principais itens.
5. Tenha um moderador
Se for realmente necessário ter muitas pessoas na reunião, tenha uma moderação. A pessoa que realizará o papel de moderador deve facilitar a participação de todos, fazer com que cumpram a pauta dos assuntos e respeitar os horários de início e término.
6. Não corra riscos
Antes de participar de alguma reunião verifique a conexão de sua internet, a qualidade da sua imagem, de preferência vá para algum local mais iluminado, certifique de que seu áudio está funcionando e se não estiver falando durante a reunião mantenha seu microfone desligado, assim evita que barulhos atrapalhem a reunião.
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