Por Beatriz Ribeiro, Analista de Marketing na Sauter
Sabemos que lidar com dados é um momento que precisamos tomar cuidado, pois uma simples vírgula pode ser prejudicial, mas trabalhar com dados não precisa ser uma tarefa difícil. Pensando em te ajudar com isso, separamos dez dicas do Google que irão te ajudar com a limpeza e organização de seus dados, dá uma olhada
Dica 1: Use o Google Formulários para a entrada de dados automática
Em vez de digitar as respostas da pesquisa manualmente em uma planilha, use o Formulários. Crie a pesquisa no Formulários e envie as respostas instantaneamente para o Planilhas, com uma planilha vinculada à pesquisa, as respostas novas aparecem em tempo real.
Dica 2: Restrinja a entrada de dados com listas
Reduza a chance de erros de entrada de dados limitando as opções no Planilhas. Por exemplo, se houver uma coluna de status, insira opções, como “Concluído”, “Em andamento” e “Não iniciado”. Quando você especifica as opções, elas aparecem em uma lista suspensa em cada célula da coluna, evitando o preenchimento incorreto em sua planilha.
Dica 3: Valide os endereços de e-mail
Se a pesquisa envolver endereços de e-mail, reduza os erros de entrada validando o formato de e-mail no Planilhas. Desta forma você irá restringir que outros tipos de dados estejam na coluna selecionada.
Dica 4: Combine os dados de várias planilhas em uma só
Se houver dados em planilhas separadas, é possível copiar um intervalo de dados de uma planilha para outra. Por exemplo, você acompanha os dados de vendas trimestrais de um produto em uma planilha diferente para cada região. Para combinar todas as vendas, copie os dados da planilha de cada região em uma única planilha no Google Planilhas.
Dica 5: Encontre e atualize os dados
A pesquisa e a atualização de dados não precisam ser demoradas. Você encontra e atualiza rapidamente textos ou números no Planilhas, para isso vá em “editar” no menu e clique em “localizar e substituir”.
Dica 6: Divida os dados em colunas
É possível dividir dados definidos claramente, como textos separados por vírgulas, em colunas separadas no Planilhas. Por exemplo, uma única coluna com os dados de sobrenome, nome pode ser dividida em duas colunas: Sobrenome e Nome. Basta ir em “colar formatação” e selecionar “dividir texto em colunas”.
Dica 7: Troque linhas e colunas
Se você quiser passar os dados de colunas para linhas, ou vice-versa, use a função TRANSPOSE no Planilhas. Por exemplo, talvez você queira trocar os cabeçalhos de coluna por cabeçalhos de linha, para usar digite =TRANSPOSE em uma célula vazia.
Dica 8: Remova os dados duplicados
O erro de duplicação é um problema comum que pode ser caro e fácil de ocorrer, especialmente com Big Data. Use o Planilhas para remover dados duplicados e indesejados. As células com valores idênticos, mas com uso de maiúsculas e minúsculas, formatação ou fórmulas diferentes, são consideradas duplicadas.
Dica 9: Remova os espaços extras
Ao copiar e colar dados, às vezes você cola os espaços extras por engano. Eles podem causar problemas nas pesquisas de strings de dados. Remova os espaços extras à esquerda, à direita ou em excesso, selecionando o espaço desejado e clicando em “dados” e depois em “cortar espaços em branco”.
Dica 10: Limpe os dados mais rapidamente com os atalhos do teclado
Em vez de usar o mouse, trabalhe mais rápido com os atalhos do teclado. Por exemplo, você pode selecionar, agrupar ou ocultar rapidamente linhas ou colunas ou formatar dados em células. Clique aqui e veja a lista completa de atalhos do Google Planilhas.
Aqui nós apresentamos dez dicas importantes quando se trata de dados e sua limpeza, mas o Google Workspace pode te oferecer muito mais do que listamos aqui e estamos prontos para te mostrar todo o potencial dessa suíte de aplicativos. Quer conversar mais sobre como o Google Workspace pode levar a sua empresa para outro nível e te ajuda com a coleta e limpeza de dados? Então clique aqui e fale com um de nossos especialistas.
